Případová studie: Jak jsme klientovi srovnali HR administrativu od základu – a postavili mu k tomu vlastní appku

Výchozí situace

V menší firmě nebo startupu mohou personální data dlouho žít jen ve smlouvách. Dokud je lidí pár, dá se to, když je potřeba, dohledat. Právě proto to skoro nikdo neřeší hned na začátku. Problém přijde ve chvíli, kdy firma začne růst a tahle "dohledatelnost" se změní v každodenní zátěž.

Přesně tak to bylo u jednoho našeho klienta. Na začátku spolupráce nám řekli, že mají v týmu 40–50 lidí. Bylo to ale odhad, ne fakt. Firma neměla žádnou databázi zaměstnanců a nevěděla, kolik lidí vlastně mají v jakém týmu. Základní údaje o zaměstnancích existovaly jen ve smlouvách samotných. K tomu podklady k odměnám, docházce, home office a dovolené žily v hromadě samostatných Excelů a souborů, každý na jiném místě, nijak propojené. Dnes má firma přes 60 lidí a přesné číslo už nemusí nikdo hádat.

Během spolupráce jsme zmapovali, jaká HR data a systémy firma používá a jak s nimi tým reálně pracuje. Vyplynulo z toho několik konkrétních mezer:

• Dokumenty a archiv: firemní složky a dokumentace nebyly nijak systematicky uspořádané. Nebylo ani například jasné, kdo ze zaměstnanců v průběhu roku odešel, takže na konci roku nikdo nevěděl, komu poslat potvrzení o příjmech.

• Dovolená a volno: HR nevědělo, jaká dovolená je vlastně schválená, a nebylo jasné, jestli žádost má vůbec pevnou formu. Sick days a osobní volno se nikde neevidovaly.

• Docházka: podklady chodily rovnou na zpracování mezd, bez toho, aby je předtím viděl nebo schválil nadřízený.

• Odměny: existovaly dvě téměř identické tabulky s odměnami zaměstnanců, aniž by bylo jasné, která je aktuální. Lidé tak podle potřeby upravovali buď jednu, nebo druhou – a nikdo si nemohl být jistý, že vidí správná čísla.

• Navýšení mzdy: žádosti přicházely jako zpráva v Teams, bez evidence a bez jednotného schvalovacího procesu.

• Benefity: u žádného nebylo jasné, kdo je má, od kdy ani jak se promítají do odměny.

• Nástupy a odchody: protože žádná z tabulek nebyla propojená, každá změna se musela ručně přepsat na několika místech zvlášť – a stačilo na jedno zapomenout.

Krok 2: Doporučení

Na základě nálezů vzešlo jasné doporučení - než cokoliv digitalizovat, je potřeba srovnat samotná pravidla a data, na kterých bude všechno ostatní stát. Konkrétně jsme navrhli:

• sjednotit evidenci lidí, odměn, docházky a benefitů do jednoho zdroje pravdy místo souběžných, neprovázaných tabulek,

• zavést jasný nárok a schvalovací proces u dovolené, sick days, osobního volna a docházky,

• formalizovat žádosti o navýšení mzdy mimo neformální zprávy v Teams,

• uspořádat dokumentaci a archiv tak, aby vše bylo dohledatelné i zpětně, včetně dokumentů bývalých zaměstnanců.

Teprve na tomhle základu dávalo smysl uvažovat o appce – ne obráceně.

Krok 3: Implementace

Implementaci jsme rozdělili do dvou částí.

Administrativa. Provedli jsme úklid v organizaci a složkách, vytvořili první skutečnou evidenci lidí (kdo je v týmu, na jaký typ spolupráce, od kdy, a kdo a kdy případně odešel), stanovili jednotný nárok na sick days a osobní volno platný pro celý tým, zavedli schvalovací krok u docházky přes nadřízeného, formalizovali žádost o navýšení mzdy jako krok, který manažer podává explicitně, a sjednotili evidenci odměn z dvou souběžných tabulek do jedné, která obsahuje i čerpané benefity.

Appka. Nastavená pravidla by se bez nástroje časem znovu rozpadla zpátky do Excelu a zpráv v Teams. Postavili jsme proto klientovi vlastní webovou aplikaci, která nahradí celou tu sbírku samostatných souborů: kartu zaměstnance, kde se každá změna zapíše jednou, přehled týmu pro manažery, self-service žádosti o dovolenou, schvalovací workflow a HR dashboard s reporty k exportu.

Přínos pro klienta

• Konec sbírky roztroušených Excelů – odměny, docházka, dovolená i benefity žijí na jednom místě.

• Uspořádaná dokumentace a archiv – vše, včetně dokumentů bývalých zaměstnanců, je snadno dohledatelné.

• Firma přesně ví, kdo a kdy v průběhu roku odešel, komu a kdy končí smlouva či zkušební doba.

• Poprvé existuje evidence lidí.

• Nástup, odchod či změna benefitu se zapíše jednou, ne ve čtyřech souborech zvlášť.

• Odměny mají jednu aktuální verzi včetně viditelné historie změn u každého zaměstnance.

• Nárok na dovolenou, sick days a osobní volno se počítá automaticky, je doložitelný a vždy aktuální k datu.

• Docházka a dovolená procházejí schválením nadřízeného dřív, než jdou do mezd.

• Žádosti o navýšení mzdy mají jasný proces místo zpráv v chatu.

• HR agenda přestala být závislá na tom, kdo si co pamatuje.

Proč to může být zajímavé i pro vaši firmu

Pokud vaše data o lidech žijí ve smlouvách a v hromadě Excelů, dokumentace je neuspořádaná a žádosti o navýšení mzdy chodí přes chat nebo jen domluvou, nejste sami. A pokud teď naopak rozjíždíte firmu nebo startup a máte pár lidí – je tohle nejlevnější moment, kdy nastavit pravidla a evidenci správně, než vám tým vyroste na velikost. Tam se to pak řeší mnohem obtížněji.

Chcete se podívat, jak by taková revize vaší HR administrativy mohla vypadat u vás? Ozvěte se nám.